1.试剂采购 试剂采购严格遵守国家相关规定, 要求“ 三证” 齐全, 选择质量好、性能/价格比高的试剂^[1]。对于新项目检验试剂的选定, 采用严格的论证流程:根据临床需要, 结合检测项目要求及科室现有的检测条件, 采集汇总信息, 选出候选试剂进行方法学评估。由论证小组讨论后选定推荐试剂, 完成论证报告。上报医院资产管理部, 通过后再进行使用。

2.试剂验收、保存 对送到的试剂要进行品名、数量, 有效期的核对, 检查试剂外观是否破损、受潮, 有无松盖、渗漏、缺失、变形等现象, 同时审核供货商的出库单和发票与货物是否相符。合格后按各类试剂的特性分类贮存; 按保存要求置相应(冷藏、冷冻、室温)区域摆放; 其中又细分不同的组别分区放置; 相同试剂根据有效期按序排列^[2]。对储存环境定期检查, 杜绝隐患。

3.试剂发放 根据临床实际需求, 按批号和效期依次发放。掌握试剂使用信息, 如有质量问题及时联系厂家, 做好保障工作。

我科检验项目齐全, 试剂种类多达500多种, 日常管理纷繁复杂。较有效的方法是把不同组别、不同岗位、不同仪器相配套的试剂层层细化, 建立完整的电子目录, 以其为参照结合实际需求、现有库存量进行采购, 可避免遗漏和重复, 实际效果理想。

试剂本身有有效期的限制, 使用过期试剂, 检验结果得不到保障, 还会造成浪费, 致使科室经济损失。在平时工作中要定期检查库存, 对于非常规使用、有效期短的试剂, 要与临床做好沟通, 按需采购。了解试剂实际使用数量和周期, 合理制订采购计划, 避免定购过量或不足。

库存管理的水平决定运作效率^[3]。要在满足临床需求的同时, 使库存成本最小化, 试剂本身还有时效性, 如何保持这三者之间的平衡是平时工作的重点。实践证明, 运用计算机软件进行科学化管理, 能达到事半功倍的效果。

本科室使用杏软科技开发的“ 检验科试剂管理系统” 软件, 可进行基础数据设置, 包含:试剂基本信息、批准文号、厂商、供应商、组别、认领部门、认领人等。当试剂入库时, 可根据提示输入发票号、批号、有效期、数量、单价等信息。在这详尽的数据库基础上可进行试剂出入库、试剂报损等业务操作, 建立健全的明细帐目。能以过往的操作状况为依据, 智能推断出采购清单作为参考, 避免管理失误。还有提示框弹出, 用不同的颜色显示, 进行有效期提醒^[4], 大大减轻了人工检查有效期的工作强度。

以往所有信息全部依靠手工登记, 手工建立明细帐目, 没有建立规范化的管理制度。试剂库房无专人保管, 各小组人员可随意进出, 自行领取所需试剂, 自行登记即可。容易发生错写、遗漏等情况。统计时信息繁杂, 需人工进行大量低端劳动, 费时费力, 且准确性得不到保证。现在在日常采购、领用过程中, 严格执行专人专管, 软件系统操作, 计算机管理。做到电子化记录, 数据实时更新, 动态了解试剂使用情况, 简便、快捷、省时省力。我科检测项目有数百种, 而且每年不断增加, 检验试剂分门别类、精细繁多。我们从源头开始进行一系列的规范操作, 优化流程, 就可以做到一目了然、忙而有序, 避免了杂乱无章、效率低下等问题。

该套软件系统具有强大的查询功能, 除了有入库、出库、库存、报损、总帐查询等模块外, 还可根据实际需要, 设置基本数据中一个或多个条件进行查询。能及时了解信息, 方便数据采集, 基本满足了各种统计、分析要求。能有效地实行监督制度, 对成本控制起到很好的辅助作用。连接打印机能立即生成报表, 整个过程透明、便捷。

1.试剂报损率逐年下降 试剂有生物学特性, 使用环节中各因素的变化会造成试剂的损耗。经过一系列科学、规范化管理, 我科试剂报损率逐年下降。20062010年5年试剂报损总数见表1。

表1

表1

表1 检验试剂报损统计 (盒) 报损原因 2006年 2007年 2008年 2009年 2010年 过期 45 37 25 15 9 变质 15 10 8 3 1 停用 14 10 7 6 2 报损总数 74 57 40 24 12 报损率(%) 0.10 0.07 0.03 0.013 0.004

表1 检验试剂报损统计

2.注重性价比, 有效降低成本 试剂选购要进行质量、价格的评估。检验科应在考虑利益、成本和风险的基础上使质量最佳化^[1]。例如:在使用某品牌升级版仪器后, 有2种辅助试剂价格昂贵且用量很大, 每月有很高的成本支出。经调研后发现其容器规格比旧版的大了近一倍, 可直接装机使用, 更符合新仪器的装配要求。其内容物成份、用途与旧型号仪器使用的小规格包装试剂完全一致, 但每毫升价格却贵了2.6倍。经过临床比对论证, 后者在增加了人工步骤后同样可用于新仪器使用, 且实际效果相同。在之后的操作中采用了“ 购买小规格试剂+人工” 的方法, 极大降低了试剂采购成本。见表2。

表2

表2

表2 相同采购量不同规格辅助试剂成本比较 2011年110月 总量(L) 成本支出(元) 大规格试剂 1 744 2 349 009 小规格试剂 1 744 903 465

表2 相同采购量不同规格辅助试剂成本比较

3.解析信息, 减少损失 软件系统对信息有很好的可追溯性, 当数据、规律发生异常改变时, 要善于发现, 积极采取措施。今年上半年在进行数据分析时发现, 用于体检的幽门螺杆菌抗体检测试剂盒长时间没有出库领用记录, 与原来的使用周期不符。经主动去体检中心调查后发现, 该项目已被其他检测方法取代, 暂时停止开展。了解情况后立刻整理了剩余库存试剂, 与供货商沟通后进行了退换处理, 避免了因试剂停用而造成的经济损失。

综上所述, 试剂管理不是简单的收发、保管工作。通过改变以往的手工模式实行科学化管理, 使试剂管理的效率得到很大的提高, 减轻了手工管理的工作强度, 降低了成本和管理差错。要把科学管理的理念运用到日常工作中去, 实现节约用量、减少浪费, 在保证质量的前提下创造价值、效益最大化的工作目标。倡导标准化、规范化管理, 梳理好每个步骤, 使之高效、有序, 从而为临床提供更优质的服务。